I princip vet alla i en förening att när det väl kommer till att tillsätta olika uppdrag på stämman är det få som ställer upp. Det är oerhört viktigt att ha en bred styrelse med blandade åldrar och erfarenheter. Både kvinnor och män behövs för att nå framgång och stabilitet i föreningen. Men hur ska man som förening göra för att få med fler kvinnor och unga till styrelserna?
Här kommer valberedningens viktiga och fördelaktiga arbete in. Är ni en förening som täcker ett stort område kan det vara av värde att ha en valberedning med representanter från de olika geografiska delarna. Men det är även viktigt att tänka på att valberedningen har en jämn sammansättning av kompetens- och könsfördelning.
Innan man som valberedning sätter ihop ett förslag till styrelse behöver valberedningen orientera sig om vilka erfarenheter och kompetens som behövs för att sköta det löpande arbetet. Det behöver göras en kartläggning och kompetensprofil för den aktuella styrelsen. Det kan till exempel vara att det behövs en del som har teknisk kompetens men inte alla, en annan del som har kunskaper om ekonomi och vana av administration, medans en annan del har kunskaper om myndigheter och säljkontakter. Hur ser fördelningen ut i styrelsen vad gäller ålder och könsfördelning? Kartläggningen och analysen framåt är viktig för föreningens stabilitet och långsiktighet. Om föreningen även tänker på att utöka sin verksamhet behöver valberedningen ha det i åtanke när de undersöker förslag till styrelse.
Underlättar stämman
Det intressanta och roliga med att vara med i en valberedning är att man som medlem får ett stort förtroende att hitta lämpliga kandidater och nya kompetenser som en förenings styrelse kan behöva. Samtidigt får man vara med och utveckla verksamheten i föreningen genom valberedningsarbetet. Det är helt frivilligt att ha en valberedning som förbereder förslag till styrelse inför årsstämman, men gör det lättare för stämman att ta ställning till en framtida styrelse om det finns ett genomtänkt förslag. Valberedningens förslag är inte absolut, det finns möjlighet att inför stämman och även på stämman nominera lämpliga personer till styrelsen. Men finns det väl genomtänkt förslag från valberedningen brukar det allt som oftast gå igenom.
Även om det nu är frivilligt med en valberedning ska fördelen poängteras här. Av egen erfarenhet att ingå i en valberedning skulle jag vilja säga att föreningen får en djupare utredning om styrelsens behov av kompetenser framåt och även en analys av vad föreningen behöver för att vara stabil för sina medlemmar. Valberedningens intervjuer med olika kandidater kan göra att nya kompetenser hittas, som man inte visste fanns inom föreningen och som kan vara till nytta. I en styrelse handlar det handlar om att komplettera varandra i en förening, det är en av valberedningens uppgifter att undersöka hur man hittar kompetenser och personer som kan komplettera varandra i styrelsen.
Inte alltför sällan är medelåldern i en styrelse hög, trogna medlemmar sitter gärna kvar för att de gör ett bra arbete och för att det är svårt att få personer att ställa upp. Det är kanske så att ni som förening ska tänka att en styrelseledamot inte ska sitta som styrelseledamot allt för länge utan sätta ett max antal år för att möjliggöra att släppa in nya medlemmar? Det finns även möjlighet att ta in i stadgarna att det kan finnas styrelserepresentanter som inte är medlemmar i föreningen. Det finns då möjlighet för medlemmarna att nominera andra personer som valberedningen kan intervjua och eventuellt rekommendera.
Breddad kompetens
En bred styrelse med blandad kompetens och även blandad köns- och åldersfördelning är gynnsamt både för verksamheten och hållbarheten framåt. Genom att ha olika mandatperioder för styrelseledamöterna riskerar man inte att hela styrelsen byts ut på en gång, utan det finns alltid personer med erfarenhet om föreningen kvar som kan hjälpa de nya ledamöterna att komma in i styrelsearbetet.
Hur valberedningen lägger upp arbetet i är helt upp till sammankallande i valberedningen. Ett tips är att ha möten, både med valberedningen och med styrelsen för att klargöra vad styrelsen själv anser att de behöver för nya friska krafter, och för att ställa frågan om det är någon som vill lämna sitt uppdrag. Be era medlemmar att nominera personer så att valberedningen får underlag att arbeta med. En viktig del i valberedningens arbete är också att i sina samtal med nominerade, förklara vad arbetet innebär och på vilka grunder det sker, ideellt eller arvoderat.
Ett annat tips för att rekrytera nya styrelsemedlemmar är att styrelsen berättar om vilket arbete de gör för sina medlemmar, hur styrelsen använder varandras kompetens och vikten av att ha olika kompetens i styrelsen. Vad kan man åstadkomma och vad har man åstadkommit? Beskriv gärna med goda exempel på hur samarbetet har främjat goda resultat. Det kan göras antingen i ett medlemsutskick eller vid annat möte. Det kan valberedningen ha nytta av när de pratar med de personer som är nominerade.
Alla behövs
En förening måste alltid tänka på att styrelsen behöver utvecklas över tid, ledamöter behöver bytas ut och friska kunskaper och kompetens behöver tillföras. Det följer även av de kooperativa principerna att man tillsammans ska bidra till den gemensamma nyttan och det kan man göra på olika sätt. Exempelvis genom att ställa upp i en valberedning, eller också att ställa upp som styrelsemedlem under en tid.
Det är mycket utvecklande att vara med i en valberedning. Jag sitter själv med i valberedningen för Coompanion Göteborg. Årligen har valberedningen både möten med styrelseledamöterna och egna möten. Det är fantastiskt att se vilka kompetenser som finns i styrelsen, men också spännande att hitta nya ledamöter som vill bidra med ytterligare kunskaper för att nå föreningens mål och för att bidra till utveckling. Det är ett sätt som medlem som jag kan bidra till det gemensamma arbetet, och om arbetet läggs upp effektivt tar det inte så mycket tid i anspråk, och man arbetar inte ensam.
Eva Andersson från Bro på norra Gotland är ordförande för Bredband Bro ekonomisk förening. Varför är valberedningens roll så viktig?
– Det är viktigt med en bred kompetens i styrelsen, både vad gäller teknik, administration, kommunikation och avtal. Styrelsen i föreningen Bredband Bro Ekonomisk förening har en nära dialog med valberedningen som arbetar efter en kompetenskarta som styrelsen har tagit fram inom sig. Så fort någon ledamot känner att de inte vill sitta kvar längre kontaktas valberedningen som kan starta sitt arbete för att hitta en ny kompetens.
Talang vinner tävlingar, men samarbete och intelligens vinner turneringar.”
– Michael Jordan
Louise Edqvist Lendefors, Coompanion