Med anledning av pandemin infördes tillfälliga bestämmelser för att kunna genomföra föreningsstämmor på ett säkert sätt under 2020. Den tillfälliga lagstiftningen gäller även under hela 2021. Dessa bestämmelser innebär att styrelsen inför en stämma kan ta vissa beslut om hur föreningsstämman ska genomföras, även om det strider mot stadgarna eller lagen om ekonomiska föreningar.
Läs mer om att arrangera digitala möten
Nedan följer några exempel på vad en styrelse kan besluta inför en föreningsstämma.
Om styrelsen vill hålla stämman på en viss fysisk plats kan styrelsen besluta:
- Att utöka kretsen för vilka medlemmar får utse till ombud.
- Att öka antalet medlemmar som ett ombud får företräda.
- Att medlemmarna före stämman ska kunna utöva sin rösträtt per post.
- Att medlemmar ska kunna delta på distans via elektronisk uppkoppling.
Styrelsen kan också besluta att en föreningsstämma inte ska hållas på en viss fysisk plats. I förekommande fall ska styrelsen ge medlemmarna endera av två alternativ:
- Att medlemmar får välja att delta genom elektronisk uppkoppling eller genom poströstning.
- Att medlemmarna enbart får delta genom poströstning.
De tillfälliga bestämmelserna ger styrelsen i en ekonomisk förening en utökad möjlighet att bestämma över hur en föreningsstämma ska genomföras. Styrelsen ska se till att föreningsstämmorna kan genomföras på ett demokratiskt och betryggande sätt. När en föreningsstämma väl har påbörjats och valt en ordförande för stämman, ankommer det på den som valts till ordförande att bedöma om stämman också kan genomföras på ett sådant sätt.
Nedan följer några exempel på alternativa former för att genomföra en föreningsstämma och vad styrelsen behöver tänka på.
Vanlig fysisk föreningsstämma
Om man väljer att hålla en traditionell stämma ska styrelsen kontrollera hur många deltagare Folkhälsomyndigheten för tillfället godkänner och den tilltänkta lokalen tillåter. Och kanske finns det möjlighet att ha stämman utomhus. Om stadgarna innehåller begränsningar gällande rätten att utse ombud, samt hur många medlemmar ett ombud får företräda, kan styrelsen se över möjlighet att besluta om att utöka denna rätt. Styrelsen kan exempelvis besluta att medlem får utse vem den vill som ombud, om det inte redan är tillåtet. Styrelsen kan också besluta om hur många medlemmar ett ombud får företräda.
I kallelsen bör styrelsen uppmana personer med symptom och personer i riskgrupp att låta sig företrädas av ett ombud. En mall och instruktion för ombudsfullmakt bör bifogas kallelsen.
Fysisk föreningsstämma med elektronisk kommunikation och/eller poströstning
Om styrelsen väljer att hålla stämma i en lokal, kan styrelsen även besluta att medlemmar får närvara via någon digital teknik. Detta förutsätter att styrelsen och lokalen har tekniska förutsättningar att kunna hantera deltagare som deltar både fysiskt och digitalt. I kallelsen ska instruktioner anges om hur medlem deltar genom elektronisk kommunikation.
Styrelsen kan också besluta att medlemmar som inte vill närvara personligt, genom ombud eller digitalt får lämna poströster innan stämman. Poströstning bör planeras i god tid och i kallelsen ska det framgå hur poströstning ska gå till samt att det bifogas ett formulär för poströstningen. Se mer om poströstning nedan.
Föreningsstämma utan fysisk plats med enbart poströstning
Om styrelsen bestämmer att medlem endast får delta genom poströstning försvagas medlems möjlighet att delta i diskussion och debatt. Därför har lagstiftaren även beslutat att medlem inför poströstningen till styrelsen får lämna begäran om upplysningar (ställa frågor som normalt annars hade ställts vid stämman). Dessa ska lämnas skriftligen till styrelsen senast tio dagar före stämman. Styrelsen ska lämna upplysningarna (svar på frågor) genom att hålla dem tillgängliga i skriftlig form hos föreningen för medlemmarna senast fem dagar före stämman. Om föreningen har en webbplats ska upplysningarna dessutom hållas tillgängliga för medlemmarna på webbplatsen. Upplysningarna ska också inom samma tid skickas till den medlem som har begärt dem.
Om en medlem anser att vissa ärenden inte kan beslutas utan närvaro, vilket exempelvis kan uppkomma om medlemmarna anser att det finns brister i styrelsens redovisning eller i andra beslutsunderlag, ska det i formuläret för poströstning ges möjlighet att ta ställning till att ärenden ska anstå till en fortsatt föreningsstämma (bordläggning). Ett beslut i ett ärende ska anstå till en fortsatt föreningsstämma om föreningsstämman beslutar om det eller om minst en tiondel av samtliga röstberättigade i föreningen begär det. En fortsatt föreningsstämma får i sådant fall inte hållas utan rätt till närvaro av medlemmar eller ombud.
Föreningsstämma utan fysisk plats med elektronisk uppkoppling (och poströstning)
En föreningsstämma kan också genomföras helt digitalt. Om styrelsen beslutar att hålla stämman helt digitalt ska medlemmar som inte vill eller kan delta ändå ges möjlighet att rösta genom poströstning, enligt ovan beskrivning. Att hålla en helt digital stämma kräver en väl fungerande teknik och möjlighet att kunna dels verifiera att det är röstberättigade medlemmar som deltar och dels kunna hantera en omröstning i de fall det blir aktuellt. Allt fler avancerade system för detta utvecklas kontinuerligt, men lättast är det nog att hantera helt digitala stämmor i mindre föreningar och med medlemmar som är trygga i att använda digital teknik. Styrelsen och stämmans deltagare bör vara medvetna om att det vid ett videomöte kan finnas fler öron och ögon som deltar än de som syns på skärmen. Enligt lag har medlem endast rätt till att ha ett (1) biträde med sig vid stämman. Styrelsen kan dock besluta att stämman ska vara öppen för andra att närvara eller följa.
Vilket sätt är bäst?
Varje styrelse bör fundera på vad som kan fungera bäst i deras förening. Föreningens storlek och antalet deltagande medlemmar på stämmor varierar stort. Oavsett hur årsstämman genomförs kan det vara lämpligt, om det är möjligt, att skjuta på en del frågor/beslut som inte måste ingå i årsstämmans dagordning. Det kan exempelvis vara förslag från styrelsen om stadgeändringar och liknande ärenden.