I virustider – om digitala möten.

I veckan har Byanätsforum blivit kontaktade av flera föreningar som vill ha tips för att arrangera digitala årsmöten nu när det är svårt att träffas fysiskt. Här har vi sammanställt våra förslag.
– Det är flera delar som är viktiga att tänka på, själva videomötesdelen, röstningsfunktionen men även vad era stadgar och lagen anger, säger Thomas S. Nilsson på kansliet.

Läs mer om kraven på att arrangera årsstämma enligt stadgar och lagar

Videomöte

Det finns flera olika system som erbjuds när det kommer till digitala möten. En sak som är klar är att dyrast inte alltid är bäst. Byanätsforum och Hela Sverige ska leva använder Zoom som förutom bra ljud och bild även erbjuder möjligheten att chatta, ställa frågor och ge svar och visa dokument eller presentationer.

Andra system är exempelvis Microsoft Teams som utvecklats en hel del på sistone med fler och stabilare funktioner. Sedan finns Skype som funkar mycket bra och som inte har så många funktioner men som är gratis. De flesta system erbjuder gratisversioner där ni kan testa under en kortare period eller med färre funktioner än för betalversionerna.

Zoom: https://zoom.us/

Skype: https://www.skype.com/sv/

Microsoft Teams: https://www.microsoft.com/sv-se/microsoft-teams/group-chat-software

Google Hangouts: https://hangouts.google.com/

Röstningsförfarande

Beroende på storlek på föreningen eller bolaget kan man använda olika system för att rösta under årsmötet. Röstning med så kallad acklamation där man till exempel ska godkänna dagordningen blir svår när man har ett digitalt möte. Istället kan man använda sig av negativ acklamation där man utgår från att alla röstar ja och man frågar då istället: Någon som är emot? Då är det bara de som är emot som behöver svara vilket gör det lättare i ett digitalt möte.

En variant är att man i förväg skickar ut färgade A4-ark i rött, grönt och gult med flera färger beroende på hur många alternativ man vill erbjuda. Sedan presenterar ordföranden sina förslag där ja är grönt och nej är rött och deltagarna visar upp sina ark framför kameran samtidigt som man ser deras ansikten. På så vis får man bekräftelse på att den som röstar faktiskt har rösträtt och man ser direkt vad de har röstat på. Spelar man dessutom in årsmötet har man allt dokumenterat som säkerhet. Är man få deltagare skulle man även kunna fråga alla deltagare en och en:

Person A: Hur röstar du? Person B: Hur röstar du? Och så vidare…

Det är också viktigt att tänka på att det kan vara deltagare med fullmakt på årsmötet som har rätt att rösta för flera. De ger då så kallade viktade röster där varje röst är värd lika mycket som de fullmakter personen har med sig plus sin egen röst.

Det finns även möjlighet att rösta i flera av videomötesverktygen men problemen är då att man dels inte kan verifiera att den som röstat faktiskt har rösträtt och dels att de inte hanterar viktade röster. Då kan man istället använda ett separat röstningsverktyg vid sidan av videomötet. En gratisvariant är VoteIT men det systemet hanterar inte viktade röster. Annars är det ett bra verktyg som används av många föreningar.

Vill man ha ett mer omfattande system för större föreningar rekommenderar vi eSessions. Byanätsforum och Hela Sverige ska leva har träffat ett avtal med eSessions där alla medlemmar får använda deras system för en kraftigt rabatterad avgift om 500 kr per tillfälle. Det systemet hanterar allt som krävs på en föreningsstämma:

Verifierbar omröstning via lösenord.
Möjlighet att hantera viktade röster för de med fullmakt att rösta för fler.
Funktion för att begära ordet, replik eller ställa ordningsfråga.
Separat inloggning för röstande med eget gränssnitt samt för administratören av mötet som presenterar frågorna och visar resultaten.
Möjlighet att ta ut röstlängd.
Slutna omröstningar och öppna omröstningar.

Via länken nedan får ni mer information och anmäler ert intresse. Detta erbjudande gäller enbart för föreningar och bolag som är medlemmar hos Byanätsforum eller Hela Sverige ska leva.

VoteIT: https://www.voteit.se/

eSessions: https://helasverige.esessions.se/

Instruktion

Här kommer en instruktion för er som använder en separat videolösning såsom Zoom och röstar via en separat tjänst såsom eSessions. För att få så bra kvalitet på mötet som möjligt är det viktigt att tänka på följande:

Ha gärna en utpekad mötesadministratör utöver ordförande och sekreterare som sköter videomötet och röstningsverktyget. Den personen kan tvinga ner ljudet för de som glömt stänga av mikrofonen, lägga upp presentationer för de som vill ha hjälp med det eller visa resultaten från omröstningar genom att dela exempelvis eSessions resultatbild.
Ni har tillgång till en dator eller konferensutrustning med bra mikrofon och videokamera. Inbyggda kameror och mikrofoner i laptops rekommenderas ej. Använd helst separat mikrofon eller headset och koppla hellre in en nätverkskabel istället för wifi.
Se till att ni befinner er i ett ljust och tyst rum under årsmötet så att ni ser och hör bra och att övriga kan se och höra er bra om ni begär ordet i någon fråga eller när ni leder mötet.
De flesta systemen är röststyrda och när någon börjar tala visas den personen i bild. Därför bör alla mikrofoner vara avstängda för alla som inte just nu ska tala. När någon ska ha ordet aktiverar den personen sin mikrofon och föregående stänger av sin mikrofon. På så vis undviker man att bilden hoppar mellan olika personer och man får inga störande bakgrundsljud.
Alla omröstningar och att begära ordet sker i verktyget eSessions. Vi rekommenderar att deltagarna i mötet bredvid sig har en smart mobiltelefon eller surfplatta där de hanterar eSessions (alternativt VoteIT) under årsmötet så att datorn eller skärmen framför dem enbart används för videosändningen. Har man dubbla skärmar kan man ha videomötet i en skärm och omröstningsverktyget i den andra.
Erbjud gärna några inplanerade tester för samtliga deltagare inför årsmötet där ni enbart kopplar upp er och testar de olika funktionerna.