I rådande läge med restriktioner om att hålla sammankomster har frågor om föreningsstämmors genomförande blivit aktuella. Frågorna har till största del handlat om ifall man kan skjuta upp en årsstämma eller hålla den på annat sätt. Vi vill därför här försöka ge en vägledning för ekonomiska föreningar.
Läs mer om att arrangera digitala möten
Att skjuta på tiden för stämmans genomförande
Enligt lagen om ekonomiska föreningar så ska en ordinarie föreningsstämma, så kallad årsstämma, hållas senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Vid en sådan stämma ska styrelsen lägga fram årsredovisningen och revisionsberättelsen.
Årsstämman ska fatta beslut om:
- fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen
- om dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen,
- om ansvarsfrihet gentemot föreningen för styrelseledamöterna och i förekommande fall den verkställande direktören, och
- i andra ärenden som föreningsstämman ska behandla enligt denna lag eller stadgarna.
Stadgarna kan ha andra regler än lagen i de avseende att de kan stadgat att stämman ska hållas vid en tidigare tidpunkt och att den även ska behandla andra frågor än vad lagen kräver. Vanligt är till exempel att just årsstämman enligt stadgarna också ska genomföra val av olika förtroendevalda poster som till exempel styrelse, revisorer och valberedning.
Rättsläget kan då sägas vara att stadgarna i detta fall går före lagens bestämmelser, det vill säga att stadgarnas bestämmelser ska tillämpas. Frågan uppstår då om det är möjligt att frångå stadgarnas bestämmelse? Eftersom att detta är regler som skapats av medlemmarna och som egentligen inte är till något skydd mot borgenärer, utan mer till skydd för medlemmarna själva så finns det en associationsrättslig princip om att sådana regler kan frångås om samtliga medlemmar samtycker. Det innebär alltså om det i stadgarna står att stämman ska hållas i april skulle föreningen kunna besluta att stämman istället ska hållas i juni, om ingen medlem motsätter sig det.
Men kan man skjuta fram årsstämman ända till hösten (längre än sex månader)? Nja, det skulle då innebära en överträdelse av lagen. Vad skulle det bli för konsekvenser för en sådan överträdelse? Om ingen motsätter sig denna överträdelse skulle det inte bli några konsekvenser angående stämmans giltighet. Medlemmar, revisorer och eventuella borgenärer skulle kunna vara sådana som klagar. Med deras samtycke skulle det alltså förmodligen inte bli några konsekvenser. På grund av den extra ordinära situationen är det förmodligen inga större problem att få samtycke till uppskjuten stämma. Om det är så att stämman ska hållas på annan tid än i stadgarna ska kallelse till stämman ske genom brev.
Sedan finns det stora ekonomiska föreningar som årligen ska lämna in sin årsredovisning till Bolagsverket. Om inte årsredovisningen lämnas in i tid kan det bli fråga om vite. Mindre föreningar behöver inte lämna in sin årsredovisning, men om det är så att någon begär att få föreningens årsredovisning av Bolagsverket, ska Bolagsverket påkalla den från föreningen. Om föreningen då inte kan lämna in den kan det bli fråga om vitesföreläggande. I skrivande stund har, vad vi vet, inga lagändringar gjorts som innebär att dispens få ges gällande inlämnande av årsredovisning.
Att skjuta upp delar av stämman
En variant kan vara att med medlemmars samtycke genomföra en årsstämma som endast grundar sig på lagens bestämmelser, när det gäller tiden och vilka ärenden som ska behandlas, det vill säga fastställande av årsredovisningen och frågan om styrelsens ansvarsfrihet. Och att man bestämmer att bordlägga resterande punkter som val, motioner och propositioner till ett senare tillfälle.
Att hålla stämman på annat sätt
De flesta föreningsstämmor hålls av tradition inne i en lokal och där medlemmarna är fysiskt närvarande. En föreningsstämma kan även hållas på annat sätt. Om vädret tillåter kan den hållas utomhus. Den kan också hållas per capsulam, vilket i princip innebär att ett beslutsprotokoll skickas runt och godkänns av samtliga röstberättigade medlemmar. Om stadgarna har bestämmelser om det kan medlemmar även utöva sin rösträtt genom poströstning. Att genomföra stämmor genom per capsulam eller poströstning kan dock ur ett demokratiskt perspektiv vara lite problematiskt, det går inte att ställa frågor, lägga motförslag eller genomföra omröstningar.
Däremot har vi redan innan Coronaviruset fått en ökning av föreningsstämmor där medlemmar deltar på distans, det vill säga via telefoni, videokonferens eller andra medier. Enligt lag om ekonomiska föreningar ska stämman alltid ha en fysisk plats. Om inget annat är angivet i stadgarna ska den fysiska platsen vara på den ort styrelsen har sitt säte. Men om styrelsen anser att stämman kan arrangeras på ett sätt så att medlemmar kan delta på distans genom till exempel videoteknik så kan de besluta om det. Det innebär alltså att medlemmarna inte behöver närvara fysiskt på den plats där stämman hålls. Den som väljs till stämmoordförande ska löpande se till att distansdeltagandet är tillfredsställande och att stämman kan genomföras på ett lämpligt sätt.
Vårt råd
Det finns inget facit för hur och när man bäst genomför sin stämma i detta extra ordinära läge. Varje styrelse bör fundera på vad som är lämpligast i sin förening. Hur man än väljer att göra är det viktigt att man har en kommunikation med sina medlemmar och om man väljer att tillfälligt frångå reglerna i sina stadgar inhämta samtycke för överträdelsen hos medlemmarna. Föreningsstämman är medlemmarnas enda tillfälle att utöva sina demokratiska rättigheter och ska respekteras. Därutöver har styrelsen att följa eventuella kommande beslut som tas av regeringen när det gäller sammankomster.