Eftersom att den absolut vanligaste formen för organisering är ekonomisk förening har vi här valt att ge kort information om hur ett bildande kan gå till. De som väljer att bilda gemensamhetsanläggning och samfällighetsförening rekommenderas att läsa om det på Lantmäteriets webbplats, eftersom att förrättning och registrering görs av just Lantmäteriet. Om avsikten är att bilda en ideell förening så går det tillämpa samma princip som för att bilda ekonomisk förening. Den ideella föreningen behöver dock inte registreras på bolagsverket.
Ekonomisk förening
En ekonomisk förening anses bildad när minst tre medlemmar antagit stadgar samt valt en styrelse och minst en revisor. Ett bildande kan ske på lite olika sätt. De vanligaste förekommande sätten bland fiberföreningar är:
- en mindre grupp som väljer att bilda föreningen genom att ha ett möte där minst tre personer ordnar själva bildandet och därefter går ut till en större församling och erbjuder medlemskap,
- eller det andra sättet, som vi uppfattar som mest förekommande, att arbetsgruppen bjuder in alla potentiella medlemmar till att delta i ett bildande av föreningen. Detta bildandemöte kallas ibland för konstituerande stämma.
Beslut om stadgar
Vid en sådan stämma föredras lämpligen förstudien och bakgrunden till att en förening ska bildas. Förslag till stadgar föredras också. Den som är ordförande för mötet ställer frågan till församlingen om stadgarna ska antas och förening bildas. Det kan hända att stadgeförslaget justeras, ändras något, av mötet. Om mötet beslutat anta stadgarna och bilda föreningen ska sedan medlemmar antas. De medlemmar som anmäler sig noteras då i en röstlängd. Därefter är det endast antagna medlemmar som är röstberättigade, resterande del av mötet. Dessa ska då utse en styrelse och revisorer enligt stadgarna. Kan även vara så att beslut ska tas om till exempel valberedning och medlemsavgift med mera. Alla beslut som tas på mötet ska protokollföras och undertecknas av mötets ordförande samt minst en justeringsperson.
När mötet är avslutat är det lämpligt att den valda styrelsen samlas för att konstituera sig, det vill säga att utse eventuella poster inom sig samt besluta om hur firman ska tecknas.
Registrera föreningen
Styrelsen ska sedan lämna in anmälan om föreningens registrering på Bolagsverket. Till registrering ska det inskickas kopior på stämmoprotokoll och antagna stadgar. Vid anmälan ska även personuppgifter på styrelsen anges och hur styrelsen beslutat att firman ska tecknas. Detta är uppgifter som blir offentliga. När föreningen har registrerats får den ett organisationsnummer och är då en egen juridisk person. Styrelsen ska även anmäla föreningen om registrering hos Skatteverket.
När registreringen enligt ovan är gjord kan styrelsen, eller dess firmatecknare, för föreningens räkning ingå olika avtal.